Let op deze voorwaarden gelden per 1 januari 2025, klik hier voor de voorwaarden tot en met 2024:
https://bedrijven.postfilter.nl/algemene-voorwaarden-oud

 

1. Definities

Bestand: het bestand met persoonsgegevens van Personen dat de Opdrachtgever gebruikt of laat gebruiken om Personen te (laten) benaderen voor Reclame.
Brancheorganisatie: de branche- en/of belangenorganisaties aangesloten bij Postfilter die de Code Postfilter onderschrijven en het gebruik van het Overledenenregister en Postfilter verplicht hebben gesteld voor hun leden en/of aangeslotenen.
Code Postfilter: de Code Postfilter, onderdeel van de Nederlandse Reclame Code.
Direct Mail: elke Reclame, met uitzondering van marktonderzoek, die geadresseerd  via post  wordt verstuurd en geen geïntegreerd deel uitmaakt van een ander medium, zoals kranten en tijdschriften, één en ander zoals bedoeld in de Code Postfilter (de definitie in de Code Postfilter is leidend).

Licentie: deze overeenkomst tot gebruik van het Overledenenregister en Postfilter, één en ander als omschreven in deze algemene voorwaarden.
Niet-Klant: een Persoon waarmee een Opdrachtgever (nog) geen relatie heeft en waarvan een
Opdrachtgever contactgegevens rechtstreeks of via een derde heeft verkregen of verwerkt.
Opdrachtgever: de adverteerder/opdrachtgever, zijnde de rechtspersoon of natuurlijke persoon
handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, die Reclame doet uitgaan of opdracht geeft tot het doen uitgaan van reclame en daardoor wordt gezien als een “verwerkingsverantwoordelijke” als bedoeld in de AVG.
Overledenenregister: het Nationaal Overledenen Register (NOR), het mediumonafhankelijke bestand waarin naam en adresgegevens zijn opgenomen van Personen die zijn overleden.
Persoon: een natuurlijk persoon niet handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf.
Postfilter: het bestand waarin persoonsgegevens (naam en/of adresgegevens) zijn opgenomen van Personen die niet willen worden benaderd via Direct Mail.
Postfilter Vermelding: de vermelding naar het Postfilter zoals deze op of in de Reclame-uiting dient te worden opgenomen zoals bepaald in de Code Postfilter.

Reclame: het aanprijzen van goederen, diensten of denkbeelden (tezamen: producten). Onder reclame wordt mede verstaan het vragen van diensten, met uitzondering van marktonderzoek.
Schonen: het in een Bestand blokkeren of verwijderen van persoonsgegevens (waaronder naam en/of adresgegevens) van Personen die zijn ingeschreven in het Overledenenregister en/of Postfilter.
Stichting Postfilter: Stichting Postfilter gevestigd te Amsterdam.
Verwerker: degene die ten behoeve van de Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en ongeacht of deze verwerker zelf als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ kan worden aangemerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Websites: De respectievelijke websites van Stichting Postfilter, waaronder www.postfilter.nl

2. Algemeen

2.1 Postfilter beheert het Overledenenregister, een databank waarin naam en adresgegevens zijn opgenomen van Personen die zijn overleden. Postfilter beheert eveneens het Postfilter; het register en databank waarin de persoonsgegevens (waaronder naam en/of adresgegevens) van Personen zijn opgenomen die daarmee te kennen hebben gegeven dat zij niet willen worden benaderd via Direct Mail en daarmee hun recht op bezwaar tegen ongevraagde reclamepost vooraf hebben uitgeoefend.

2.2 Stichting Postfilter is exclusief rechthebbende en is houder van alle rechten van intellectuele eigendom, waaronder maar niet beperkt tot auteursrecht en het databankrecht ten aanzien van het Overledenenregister en Postfilter en de daarin opgenomen gegevens. In dat kader is uitsluitend Stichting Postfilter bevoegd gebruiksrechten op deze te verlenen.
2.3 Een door Stichting Postfilter verleend gebruiksrecht op gebruik van het Overledenenregister of Postfilter, de Licentie zoals hierna nader gespecificeerd, is altijd beperkt. De Opdrachtgever, danwel de Verwerker ten behoeve van zijn Opdrachtgever, is gehouden de Code Postfilter na te leven en is uitsluitend bevoegd de door Stichting Postfilter verstrekte bestanden te gebruiken voor dat doel, namelijk het voorkomen van het versturen van reclamepost aan Personen die vooraf te kennen hebben gegeven geen Direct Mail te willen ontvangen.

3. Licentie - beperkt gebruiksrecht

3.1a)Stichting Postfilter verleent Opdrachtgever danwel Verwerker hierbij een niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie om het Overledenenregister en/of Postfilter te gebruiken voor het (laten) Schonen van de Bestanden die ten behoeve van de Opdrachtgever worden gebruikt voor het verzenden van Reclame in Nederland.

3.1b) Indien de licentienemer een Verwerker is houdt deze een register bij van de Opdrachtgevers ten behoeve van wie de Verwerker de Bestanden (laat) Schonen (een ‘register van schoning’). Binnen 2 maanden na afloop van ieder kalenderjaar zal deze licentienemer een samenvatting van dit register van schoning toezenden aan Stichting Postfilter dan wel een door haar aangewezen derde. Stichting Postfilter kan eveneens deze adverteerders (laten) benaderen voor nadere controle op de juiste toepassing van de Postfilter Vermelding op zijn Reclame-uitingen.
3.2 a) Postfilter stelt deze Licentie, en daarmee het gebruik van het Overledenenregister en Postfilter, uitsluitend ter beschikking aan de Opdrachtgever of Verwerker opdat deze (i) geen Reclame zendt (of laat zenden) aan in het Overledenenregister opgenomen Personen en/of (ii) geen Direct Mail verzendt (of laat verzenden) aan in het Postfilter opgenomen Niet-Klanten.

3.2 b) Het Overledenenregister en/of Postfilter mag uitsluitend door organisaties gevestigd in de Europese Economische Ruimte worden gebruikt voor het Schonen van Bestanden voor het verzenden van Reclame in Nederland.

Overig of ander gebruik van het Overledenenregister of Postfilter door Opdrachtgever, Verwerker of derden, waaronder maar niet beperkt tot gebruik van de bestanden om de daarin opgenomen Personen juist te benaderen met Reclame, dan wel met andere commerciële, ideële en/of charitatieve communicatie, is uitdrukkelijk niet toegestaan.
3.3 Opdrachtgever danwel Verwerker vrijwaart Postfilter voor schade en boetes van derden, waaronder toezichthouders, die het gevolg zijn van niet toegestaan en/of oneigenlijk gebruik van het Overledenenregister of Postfilter door of via Opdrachtgever dan wel Verwerker.

4. Duur licentie

4.1 De Licentie wordt steeds aangegaan voor de duur van één kalenderjaar. Bij aanvang van de Licentie geldt de duur van het dan lopende kalenderjaar. De Licentie wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd tenzij de Opdrachtgever of Verwerker, twee maanden voor het eind van het kalenderjaar, bij aangetekend schrijven de Licentie heeft opgezegd.
4.2 Postfilter behoudt zich het recht voor om de Licentie voortijdig met onmiddellijke ingang en zonder schriftelijke aanzegging te beëindigen indien de Opdrachtgever of Verwerker of aan hem gelieerde partijen in strijd met de Licentie handelen en/of hebben gehandeld.

5. Aangesloten organisatie

5.1 Opdrachtgevers en Verwerkers kunnen gebruik maken van de Licentie nadat zij zich hebben aangemeld via de Website en zijn geaccepteerd als aangesloten organisatie door Stichting Postfilter. Stichting Postfilter kan nadere voorwaarden stellen aan toelating als “aangesloten organisatie”, waaronder maar niet beperkt tot aanvullende vereisten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
5.2 Verwerkers kunnen gebruik maken van de Licentie ten behoeve van hun respectievelijke Opdrachtgever(s) zonder dat deze Opdrachtgever(s) zich hebben aangemeld via de Website of deze Opdrachtgever(s) hun Verwerker(s) hebben gemachtigd.
5.3 Bij aanmelden kiest de Opdrachtgever of Verwerker een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee toegang wordt verkregen tot een persoonlijke omgeving die Stichting Postfilter beschikbaar stelt voor aangesloten organisaties. De Opdrachtgever of Verwerker dient zorgvuldig met zijn toegangsgegevens om te gaan en deze geheim te houden. Stichting Postfilter is niet aansprakelijk voor vermissing, diefstal, verlies of misbruik van de toegangsgegevens en de schade die daardoor kan ontstaan.

6. Schonen

6.1 Om Bestanden te Schonen, kan een aangesloten organisatie het Overledenenregister of Postfilter downloaden conform de instructies op de Website; Via de persoonlijke omgeving op de Website wordt steeds de laatst beschikbare versie van het Overledenenregister en/of Postfilter beschikbaar gesteld.
6.2 Het Overledenenregister of Postfilter geldt als geleverd op het moment van klaar zetten van het bestand in de persoonlijke omgeving op de Website van de respectievelijke aangesloten organisatie.
6.3 De Opdrachtgever of Verwerker zal de ontvangen bestanden van Stichting Postfilter onmiddellijk vernietigen na het Schonen van zijn Bestanden.
6.4 Na 4 (vier) weken na levering van het Overledenenregister of Postfilter dient de Opdrachtgever of de Verwerker de Bestanden opnieuw te (laten) Schonen voor het maken van Reclame conform het bepaalde in de Code Postfilter, opdat steeds de meest actuele versie van de filters worden toegepast.

7. Gegevensbescherming - Verplichtingen aangesloten organisaties

7.1 Stichting Postfilter is verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens
voorkomend in het Postfilter en het Overledenenregister, voorzover deze in het Overledenenregister voorkomen.
7.2 Om uitvoering te kunnen geven aan het verzoek van betrokkenen geen reclamepost te ontvangen, is het noodzakelijk het Postfilter en Overledenenregister aan een aangesloten organisatie ter beschikking te stellen voor het Schonen van Bestanden.
7.3 Een aangesloten organisatie is zelf verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt doel en middelen van de inzet van zijn Bestanden. Een aangesloten organisatie dient alle maatregelen te treffen om zich te allen tijde te houden aan de wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, waaronder maar niet beperkt tot de Algemene verordening gegevensbescherming.
7.4 Een aangesloten organisatie zal dusdanige voorzieningen van technische en organisatorische aard treffen ter beveiliging van zijn infrastructuur, producten en diensten dat derden niet onbevoegd kennis kunnen nemen van door Stichting Postfilter verstrekte (persoons)gegevens of daarover onbevoegd de beschikking (kunnen) krijgen.
7.5 De in deze algemene voorwaarden omschreven Licentie is een overeenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijken, derhalve is deze geen verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 Algemene Verordening Gegevensbescherming.
7.6 Indien een aangesloten organisatie op grond van het inzagerecht een betrokkene inlicht met betrekking tot de herkomst van persoonsgegevens en daarbij meedeelt dat die gegevens door Stichting Postfilter zijn verstrekt, zal hij Stichting Postfilter hiervan direct op de hoogte stellen en daarbij aangeven, welke inlichtingen met betrekking tot de herkomst aan de betrokkene zijn gegeven. De aangesloten organisatie zal deze inlichtingen slechts geven nadat hij met zekerheid heeft vastgesteld dat het verzoek van de daadwerkelijke betrokkene afkomstig is.

8. Geheimhouding

8.1 Een aangesloten organisatie zal het door Stichting Postfilter verstrekte Overledenenregister of Postfilter en de informatie daarin als vertrouwelijke informatie behandelen en deze alleen gebruiken voor het Schonen van Bestanden en toegang tot die informatie beperken tot personen die daarvan voor dat doel kennis moeten nemen.

9. Gebruik logo Postfilter

9.1 Onder deze Licentie is het de aangesloten organisatie toegestaan om gebruik te maken van het logo van Postfilter in communicatie, waaronder zijn Reclame, onder de voorwaarden dat (i) het logo steeds ondergeschikt is aan de eigen presentatie van de Opdrachtgever of die van de Verwerker en (ii) de instructies van Stichting Postfilter omtrent gebruik van het logo zoals vermeld op de Website worden opgevolgd.
9.2 Indien de Licentie wordt beëindigd of opgeschort zoals bedoeld in artikel 15, is het de Opdrachtgever en/of Verwerker uitdrukkelijk niet langer toegestaan gebruik te maken van het logo van Postfilter en dient dit met onmiddellijke ingang door de Opdrachtgever en/of Verwerker te worden verwijderd uit zijn communicatie en Reclame op straffe van een niet voor matiging vatbare boete van EUR 500,- per dag en voor iedere dag dat de overtreding voortduurt.

10. Controle Licentie Postfilter

10.1 Stichting Postfilter kan het gebruik van de Licentie, waaronder het register van schoning dat door Verwerkers dient te worden bijgehouden, (laten) controleren, al dan niet steekproefsgewijs. Bij deze controle is Stichting Postfilter bevoegd om Verwerkers te vragen naar de frequentie van verzending en de daarbij behorende oplage aantallen van de respectievelijke adverteerders ten behoeve van wie de Verwerker het Postfilter gebruikt.

10.2 De aangesloten organisatie zal steeds volledig meewerken aan een onderzoek door Stichting Postfilter of door een derde namens Stichting Postfilter. Indien een controle fysiek plaats vindt, zal de aangesloten organisatie  toegang verlenen tot zijn kantoor en bedrijfsruimten, boeken en bescheiden (al dan niet digitaal) en toestaan dat daarvan kopieën worden gemaakt. Een onderzoek met een fysieke controle wordt vooraf met een redelijke termijn aangekondigd.

10.3 Misbruik van het Overledenenregister en/of Postfilter door of ten behoeve van een aangesloten organisatie of derde wordt op kosten van misbruikende aangesloten organisatie door Stichting Postfilter hersteld. Stichting Postfilter kan (laten) controleren op dergelijk misbruik of ander oneigenlijk gebruik van het Overledenenregister en/of Postfilter en/of de Licentie. Misbruik of oneigenlijk gebruik wordt vastgesteld naar oordeel van Stichting Postfilter en naar oordeel van Stichting Postfilter zo nodig aangegeven bij de toezicht houdende instanties, al dan niet als zijnde een datalek.

10.4 Bij geconstateerd misbruik of oneigenlijk gebruik van de Licentie, waaronder maar niet beperkt tot oneigenlijk of niet toegestaan gebruik van het Overledenenregister of Postfilter door de aangesloten organisatie is deze de kosten van het onderzoek verschuldigd aan Stichting Postfilter naast een eventueel door een toezichthouder opgelegde boete. Indien een fysieke controle onderdeel is van een steekproef, zal een onderzoek tenminste 3 (drie) dagen van tevoren worden aangekondigd. Bij vermoeden van misbruik of oneigenlijk gebruik door een aangesloten organisatie hoeft Stichting Postfilter een controle niet vooraf aan te kondigen.

11. Communicatie

11.1 Een aangesloten organisatie is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juiste keuze, tijdige beschikbaarheid en het in stand houden van telecommunicatie en datacommunicatie faciliteiten en de apparatuur, noodzakelijk voor afnemen van een Licentie en daaraan verbonden diensten van Stichting Postfilter.
11.2 Elektronische communicatie wordt geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending, tenzij het tegendeel door de aangesloten organisatie daarvan wordt bewezen. Indien de communicatie niet is ontvangen als gevolg van aflevering- en/of toegankelijkheidsproblemen met betrekking tot de emailbox van de aangesloten organisatie, komt dit voor risico van de aangesloten organisatie, ook indien de e-mailbox bij een derde is gehuisvest.
11.3 Stichting Postfilter aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het verloren gaan van gegevens en het niet in staat zijn van de aangesloten organisatie om de aan de Licentie verbonden diensten te gebruiken wegens een tekortkoming, gebrek of niet functioneren van telecommunicatie en datacommunicatie faciliteiten, op welke wijze de transmissie ook plaatsvindt.
11.4 De aangesloten organisatie houdt zich bij telecommunicatie en datacommunicatie aan de door Postfilter voorgeschreven protocollen en/of specificaties en aanwijzingen.
11.5 De aangesloten organisatie zal niets doen waarmee de integriteit het Overledenenregister en/of Postfilter, Stichting Postfilter en/of de gegevens, gebruikte software applicatie en/of de continuïteit van de dienstverlening van Stichting Postfilter in gevaar wordt gebracht.

12. Tarieven

12.1 Opdrachtgevers en/of Verwerkers die zijn aangesloten bij een bij Stichting Postfilter aangesloten Brancheorganisatie betalen geen vergoeding voor gebruik van de Licentie aan Stichting Postfilter.
12.2 Een niet bij een bij Stichting Postfilter aangesloten Brancheorganisatie aangesloten Opdrachtgever of Verwerker kan gebruik maken van een Licentie van Stichting Postfilter na betaling van een vaste jaarlijkse vergoeding per kalenderjaar. De tarieven kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd. Door Stichting Postfilter genoemde bedragen zijn exclusief BTW tenzij anders vermeld.
12.3 Stichting Postfilter zal terzake factureren. Facturen dienen binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum voldaan te worden op de door Postfilter aangegeven wijze. De betaling dient te geschieden effectief in Euro en zonder verrekening, korting en/of opschorting uit welke hoofde ook.
12.4 In geval van niet tijdige betaling is de andere partij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en worden alle betalingsverplichtingen van de andere partij ongeacht of Stichting Postfilter terzake al heeft gefactureerd, direct opeisbaar.

13. Overmacht

13.1 Onder overmacht wordt verstaan een niet-toerekenbare tekortkoming van ingeschakelde derden of toeleveranciers van Stichting Postfilter, evenals iedere situatie waarop Stichting Postfilter feitelijk geen (beslissende) controle kan uitoefenen, die niet aan Stichting Postfilter is toe te rekenen en buiten haar wil om geschiedt. Dergelijke omstandigheden zijn onder meer maar niet beperkt tot: oorlog, oorlogsgevaar, rellen, of andere verstoringen van publieke orde, brand, natuurrampen, staking, beperkende overheidsmaatregelen, evenals het geheel of gedeeltelijk in gebreke blijven van derden van wie zaken of diensten worden ontvangen. Een en ander zowel indien dit voorkomt bij Stichting Postfilter als bij derden waarvan Stichting Postfilter gebruik maakt.
13.2 In geval van overmacht heeft Stichting Postfilter het recht hetzij nakoming van haar verplichtingen ten opzichte van de andere partij op te schorten, hetzij de Licentie zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder dat Stichting Postfilter tot enige vergoeding is gehouden.
13.3 Indien de overmachttoestand 30 (dertig) dagen heeft geduurd, zijn beide partijen gerechtigd de Licentie geheel of gedeeltelijk te ontbinden, voor zover de overmachtsituatie dit rechtvaardigt. In geval van overmacht heeft de andere partij Stichting Postfilter geen recht op enige (schade)vergoeding, ook niet als Postfilter als gevolg van de overmacht enig voordeel mocht hebben.

14. Aansprakelijkheid

14.1 In geen geval is Stichting Postfilter aansprakelijk voor enige schade als gevolg van het onbruikbaar worden, gegevensverlies of winstderving rechtstreeks of onmiddellijk voortkomend uit het gebruik van de Licentie danwel de toepassing van het Overledenenregister of Postfilter, prestatie van software, documenten, de levering of niet levering van diensten, of de informatie die op de Website beschikbaar is.
14.2 Stichting Postfilter is nimmer aansprakelijk voor enige indirecte schade van een aangesloten organisatie of derden, waaronder mede begrepen gevolgschade, gederfde omzet en winst, verlies van gegevens, immateriële schade, imago en/of reputatieschade verband houdend met of voortvloeiend uit de Licentie danwel de toepassing van het Overledenenregister of Postfilter.
14.3 De aansprakelijkheid van Stichting Postfilter is beperkt tot uitsluitend directe schade veroorzaakt door bewuste roekeloosheid of grove opzet van tot de kring van leidinggevenden van Postfilter behorende personen. Onder directe schade worden uitsluitend de redelijke kosten verstaan die een aangesloten organisatie noodzakelijkerwijs heeft moeten maken ter beperking van de schade in verband met de schadetoebrengende gebeurtenis. De aangesloten organisatie vrijwaart Stichting Postfilter voor aanspraken van derden in verband met de aan de aangesloten organisatie verleende Licentie, danwel de toepassing van het Overledenenregister of Postfilter door de aangesloten organisatie.

15. Beëindiging en opschorting

15.1 Postfilter heeft het recht de Licentie met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling op te schorten en/of de Licentie te ontbinden en de toegangscode en/of het wachtwoord te blokkeren door middel van een daartoe strekkende verklaring indien, zonder in verband daarmee tot schadevergoeding gehouden te zijn:
a) de aangesloten organisatie in strijd handelt met het bepaalde in de Code Postfilter
b) de aangesloten organisatie of aan hem gelieerde partij in strijd handelt met de verplichtingen op basis van de Licentie en deze algemene voorwaarden en/of;
c) Stichting Postfilter misbruik en/of oneigenlijk gebruik van het Overledenenregister en/of Postfilter of de Licentie door de aangesloten organisatie of aan hem gelieerde partij vaststelt of redelijkerwijze vermoedt en/of;
d) sprake is van (voorlopige) surseance van betaling van de aangesloten organisatie en/of;
e) sprake is van faillissement van de aangesloten organisatie en/of;
f) een schuldsaneringsregeling van toepassing is op de aangesloten organisatie;
g) sprake is van stillegging of liquidatie van het bedrijf van de aangesloten organisatie.
15.2 Indien Stichting Postfilter door een wettelijk voorschrift en/of rechterlijke uitspraak of aanwijzing van een toezichthouder verplicht wordt het Overledenenregister of Postfilter niet langer aan te bieden of beschikbaar te stellen, kan Stichting Postfilter de Licentie met onmiddellijke ingang opzeggen en beëindigen, zonder in verband daarmee jegens de andere partij tot schadevergoeding gehouden te zijn.
15.3 Bij beëindiging van de Licentie is de aangesloten organisatie verplicht om de ontvangen bestanden en gegevens van Stichting Postfilter direct te vernietigen en/of te verwijderen, dan wel, indien Stichting Postfilter daarom verzoekt, deze (met de daarbij behorende dragers) aan Stichting Postfilter te retourneren.

16. Wijziging

16.1 Stichting Postfilter is gerechtigd de inhoud en bepalingen van deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden 30 (dertig) voorafgaand aan de datum van in werking treden van de wijziging bekend gemaakt via de Website. De termijn van 30 (dertig) dagen kan korter zijn indien zich naar oordeel van Postfilter omstandigheden voordoen die dit rechtvaardigen, bijvoorbeeld in geval van gewijzigde (inzichten ten aanzien van de toepasselijke) regelgeving.
16.2 Aanvullingen op of afwijkingen van deze algemene voorwaarden hebben alleen rechtskracht indien deze op schrift zijn gesteld en door vertegenwoordigingsbevoegden van de aangesloten organisatie en Stichting Postfilter zijn ondertekend.

17. Overig

17.1 Eventuele algemene (inkoop)voorwaarden van een aangesloten organisatie zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
17.2 Op de Licentie en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die met de Licentie en deze algemene voorwaarden verband houden, of die daaruit voortvloeien, zullen worden beslist door de bevoegde rechter te Amsterdam

 

Geldig per 1 januari 2025